Convocations, procès-verbaux, mises en demeure : 15 modèles qui font la rédaction à votre place

Combien d'heures votre syndicat passe-t-il à rédiger les mêmes documents chaque année ?

Convocation à l'AGA. Procès-verbal. Avis de cotisation spéciale. Mise en demeure pour cotisations impayées. Rapport du fonds d'auto-assurance. Lettre de bienvenue à un nouveau copropriétaire.

Pour un syndicat moyen au Québec, c'est entre huit et douze documents à produire chaque année — la plupart en partant d'un vieux fichier Word, d'un PDF scanné par l'ancien gestionnaire, ou pire, à partir de zéro.

Le problème, ce n'est pas la rédaction — c'est la recopie#

Chaque document recopie des informations que le syndicat a déjà saisies ailleurs : nom légal, adresse, numéros de fractions cadastrales, soldes du fonds de prévoyance, date de la prochaine assemblée, liste des administrateurs en poste, quote-parts associées à chaque unité.

Ce travail de recopie est lent, sujet à l'erreur (un nom mal orthographié, une adresse périmée, un solde de fonds qui date du dernier exercice), et représente facilement plusieurs dizaines d'heures par année — surtout quand un nouveau gestionnaire reprend un dossier et reconstruit chaque modèle de zéro.

Notre approche : 15 modèles pré-remplis avec vos données#

Syndic+ inclut une bibliothèque de 15 modèles bilingues (français et anglais) couvrant les documents les plus fréquents :

• Convocation à l'AGA, avec ordre du jour modifiable

• Procès-verbal d'assemblée — templates AGA, AGE et conseil d'administration

• Avis de cotisation annuelle et de cotisation spéciale

• Mise en demeure pour cotisations impayées

• Rapport annuel du fonds d'auto-assurance (Loi 141)

• Attestation du syndicat à fournir lors d'une vente

• Lettre de bienvenue à un nouveau copropriétaire

• Avis d'infraction au règlement

• Procuration pour assemblée

• ...et d'autres encore. Chaque modèle est rempli automatiquement avec :

• Nom du syndicat, adresse, numéro de syndicat — tirés du registre.

• Quote-parts et fractions cadastrales — synchronisées avec votre déclaration de copropriété.

• Soldes du fonds de prévoyance et du fonds d'auto-assurance — liés au module de finances, à jour à la seconde.

• Date du jour, prochaine assemblée, exercice financier en cours — résolus à la génération.

• Administrateurs et leur rôle — automatique d'après le module Conseil d'administration.

Un clic. PDF ou Word.#

Vous choisissez le modèle. Vous ajustez les sections facultatives au besoin (un ordre du jour personnalisé, un rappel ciblé, un montant spécifique de cotisation). Vous cliquez sur Générer.

Sortie disponible immédiatement en :

• PDF signé, prêt à envoyer aux copropriétaires.
• Word (.docx) si vous voulez peaufiner davantage avant la diffusion. Pas de fusion de courrier à configurer. Pas de « Trouver et remplacer » sur six adresses. Pas de Word qui plante à la douzième image collée. Pas de mauvaise surprise quand le solde du fonds change entre la rédaction et l'envoi.

Pourquoi bilingue par défaut ?#

Le Québec n'est pas monolingue. Beaucoup de syndicats incluent des copropriétaires anglophones ou ont une documentation officielle dans les deux langues. Tous nos modèles existent en version française et anglaise — vous choisissez la langue à la génération, ou vous produisez les deux versions et vous les distribuez en parallèle, selon ce que la déclaration de copropriété exige.

Pour commencer#

Connectez-vous à votre tableau de bord, allez dans Documents → Modèles, et générez votre première convocation. Si vous évaluez Syndic+, le forfait Free vous donne accès aux modèles essentiels pour mesurer le gain de temps sans abonnement.

Si un modèle vous manque, écrivez-nous à bonjour@syndicplus.ca — la bibliothèque s'enrichit en fonction des demandes des syndicats sur le terrain.