Dernière mise à jour · 16 avril 2026 · Entrée en vigueur · 1er mai 2026
Politique de confidentialité
Comment nous recueillons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 du Québec (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).
La présente politique décrit les pratiques de Syndic+ Inc. (« Syndic+ », « nous », « notre ») concernant la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels lorsque vous utilisez notre plateforme de gestion de copropriété offerte à syndicplus.ca (le « Service »). Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.
1. Rôles : responsable du traitement et sous-traitant
Syndic+ Inc., société constituée en vertu des lois du Québec, joue deux rôles distincts en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (telle que modifiée par la Loi 25) :
**Responsable du traitement** — à l'égard des renseignements personnels concernant nos propres utilisateurs, prospects et opérations au niveau plateforme (profils de compte, facturation, demandes de soutien, prospects marketing). Syndic+ détermine les fins et les moyens de ce traitement et en est directement imputable.
**Sous-traitant** — à l'égard des renseignements personnels concernant les copropriétaires, administrateurs, fournisseurs et autres personnes que chaque syndicat abonné conserve sur la plateforme (registre, données financières, procès-verbaux, coffre-fort documentaire, etc.). Le syndicat demeure le responsable du traitement de ces renseignements; Syndic+ les traite pour le compte du syndicat, conformément aux instructions documentées dans notre Convention de service et l'Addendum de traitement des données.
Chaque syndicat est lui-même tenu de désigner son propre Responsable de la protection en vertu de l'article 3.1 de la Loi (par défaut : le conseil d'administration collectivement, ou en pratique le président du CA; la fonction peut être déléguée par écrit à un copropriétaire, au gestionnaire de l'immeuble ou à un tiers externe). La section Paramètres → Syndicat de la plateforme expose une carte dédiée à cette désignation; les coordonnées de la personne désignée sont publiées sur le portail copropriétaires du syndicat, comme l'exige la Loi.
Notre propre Responsable de la protection, indiqué à la section « Contact et plaintes » ci-dessous, ne traite que les questions relevant du rôle de responsable de Syndic+ (nos propres utilisateurs et nos propres données) et de notre rôle de sous-traitant (opérations techniques sur les données des syndicats). Cette personne N'EST PAS le Responsable de la protection d'un syndicat en particulier.
2. Renseignements personnels recueillis
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites dans cette politique. Les catégories de données dépendent des modules que vous activez et des informations que vous ou vos copropriétaires saisissez.
- Identité et compte : nom, prénom, courriel, numéro de téléphone, mot de passe chiffré, photo de profil, langue préférée, rôle au sein du conseil d'administration.
- Données d'authentification : jetons de session, clés d'accès (passkeys), codes à usage unique 2FA, historique de connexion, adresse IP, empreinte d'appareil.
- Registre des unités et copropriétaires : numéro d'unité, quote-part (fraction), coordonnées des copropriétaires, locataires, droits de vote, procurations.
- Données financières du syndicat : budgets, frais communs, avis de cotisation, paiements, fonds de prévoyance, fonds d'auto-assurance (Loi 141), écritures comptables, états financiers.
- Documents et communications : documents téléversés au coffre-fort documentaire, procès-verbaux d'assemblées, annonces, requêtes des copropriétaires, correspondance.
- Conformité et gestion : obligations Loi 16 (carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance), assurances, sinistres, litiges, chauffe-eau (Loi 141), déclarations de copropriété, renouvellement NEQ.
- Intégrations tierces : lorsque vous connectez Microsoft 365, Google Drive ou Dropbox, nous accédons aux portées (scopes) que vous avez explicitement autorisées (lecture de fichiers, envoi de courriels, etc.).
- Données de paiement : nous ne stockons aucun numéro de carte de crédit. Stripe traite les paiements et ne nous transmet qu'un identifiant client, le dernier 4 chiffres, la marque de la carte et l'état de l'abonnement.
- Données de navigation : pages visitées, vitesse de chargement et erreurs techniques collectées par Vercel Analytics et Speed Insights, sans identifiant publicitaire.
3. Finalités et fondement juridique
Nous utilisons les renseignements personnels aux seules fins suivantes, conformément à l'article 12 de la Loi sur le secteur privé :
- Exécution du contrat : fournir et maintenir le Service, gérer votre compte, facturer votre abonnement, offrir le soutien technique.
- Obligations légales du syndicat : permettre à votre syndicat de respecter ses obligations en vertu du Code civil du Québec et des Lois 16, 25, 31, 78, 103, 141.
- Sécurité : détecter les accès frauduleux, appliquer l'authentification à deux facteurs, tracer les opérations sensibles dans un journal d'audit.
- Amélioration du produit : analyser de manière agrégée l'utilisation des fonctionnalités (aucune analyse individuelle à des fins marketing).
- Communications transactionnelles : envoyer les courriels essentiels au Service (invitations, rappels d'assemblée, factures), que vous ne pouvez pas refuser sans cesser d'utiliser le Service.
- Communications commerciales : uniquement avec votre consentement exprès, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via le lien de désabonnement.
4. Durées de conservation
Conformément à l'article 23 de la Loi 25, nous conservons vos renseignements uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, puis les détruisons ou les anonymisons.
- Données de compte actif : pendant la durée de votre abonnement.
- Données financières du syndicat : six (6) ans après la fin de l'exercice, conformément à la Loi sur les impôts du Québec.
- Procès-verbaux et documents du registre : conservés par le syndicat selon le Code civil du Québec; nous les supprimons de notre stockage 90 jours après la résiliation du compte, sauf exportation demandée.
- Journaux de sécurité et d'audit : 12 mois.
- Données de sauvegarde : supprimées de manière automatique par rotation de 30 jours.
- Après la résiliation : compte et données supprimés après un délai de grâce de 90 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue.
5. Communication à des tiers et sous-traitants
Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous faisons appel à des sous-traitants (fournisseurs de services) liés par des ententes écrites qui imposent des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes aux nôtres.
| Fournisseur | Fonction | Pays | Données concernées |
|---|---|---|---|
| Supabase (hébergement PostgreSQL + stockage) | Base de données principale et fichiers du coffre-fort | Canada (ca-central-1) | Toutes les données du syndicat |
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application Next.js et analyse de performance | États-Unis (avec régions EU/CA pour l'exécution) | Données de navigation, logs techniques |
| Stripe Payments Canada, Ltd. | Traitement des paiements et gestion des abonnements | Canada / États-Unis | Données de paiement (hors numéro de carte complet) |
| Resend, Inc. | Envoi de courriels transactionnels | États-Unis | Adresse courriel, contenu du courriel |
| Microsoft Corporation (Graph API) | Intégration Microsoft 365 (si activée par le syndicat) | Canada / selon locataire Microsoft | Selon scopes OAuth autorisés |
| Google LLC (Drive API) | Intégration Google Drive (si activée) | États-Unis / selon compte | Selon scopes OAuth autorisés |
| Anthropic PBC | Assistant IA (si activé et demandé explicitement par l'utilisateur) | États-Unis | Contenu de la requête uniquement |
6. Transferts hors du Québec
Nous hébergeons les données principales au Canada (Supabase, région ca-central-1 à Montréal). Certains sous-traitants — notamment Vercel, Stripe et Resend — peuvent traiter des renseignements aux États-Unis. Conformément à l'article 17 de la Loi sur le secteur privé, nous avons procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant chaque transfert et nous avons conclu, compte tenu des mesures contractuelles et techniques en place, que la protection offerte est adéquate. Vous pouvez demander une copie sommaire de ces évaluations à notre responsable de la protection des renseignements personnels.
7. Témoins (cookies) et technologies similaires
Nous utilisons un nombre limité de témoins, tous strictement nécessaires au fonctionnement du Service. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni aucun traceur tiers de profilage.
| Nom | Fonction | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| better-auth.session_token | Maintient votre session authentifiée | 7 jours | Strictement nécessaire |
| better-auth.session_data | Stocke les métadonnées de session (rôle, org active) | Session | Strictement nécessaire |
| NEXT_LOCALE | Mémorise votre langue préférée (fr-CA / en-CA) | 1 an | Fonctionnel |
| theme | Thème clair / sombre de l'interface | 1 an | Fonctionnel |
| __vercel_* | Analyse de performance agrégée et anonymisée | Session | Mesure d'audience |
8. Vos droits sous la Loi 25
La Loi 25 vous accorde des droits spécifiques sur vos renseignements personnels. Vous pouvez les exercer gratuitement en écrivant à confidentialite@syndicplus.ca. Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours.
- Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous.
- Droit de rectification : corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
- Droit à la désindexation : demander que vos renseignements ne soient plus indexés par les moteurs de recherche lorsque la diffusion vous cause un préjudice sérieux.
- Droit à la portabilité (depuis septembre 2024) : recevoir vos données dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
- Droit à la cessation de diffusion : demander l'arrêt d'une communication.
- Droit de retirer votre consentement : applicable à toute finalité pour laquelle votre consentement a été obtenu.
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données lorsque les finalités sont atteintes ou que le consentement est retiré.
- Droit à l'information sur une décision automatisée : savoir si une décision a été rendue uniquement sur la base d'un traitement automatisé et contester cette décision.
- Droit de porter plainte à la Commission d'accès à l'information (CAI).
9. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles et techniques proportionnelles à la sensibilité des données.
- Chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256) pour toutes les données.
- Authentification à deux facteurs obligatoire pour les rôles propriétaire et administrateur sur les modules sensibles (finances, comptabilité, conformité, équipe).
- Prise en charge native des clés d'accès (passkeys / WebAuthn) pour remplacer les mots de passe.
- Contrôle d'accès basé sur les rôles : distinction stricte entre propriétaire, administrateur, copropriétaire et super-administrateur plateforme.
- Isolation multi-locataire : chaque syndicat dispose d'un identifiant d'organisation qui cloisonne l'ensemble des requêtes de base de données.
- Journal d'audit horodaté pour toutes les opérations sensibles, conservé 12 mois.
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées avec conservation de 30 jours.
- Processus documenté de réponse aux incidents de confidentialité.
10. Notification d'un incident de confidentialité
Conformément à l'article 3.5 de la Loi sur le secteur privé, si un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survenait, nous en informerions la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées avec diligence, et nous inscririons l'incident à notre registre interne.
11. Décisions automatisées
Syndic+ ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques sur une personne. Les alertes, calculs et rappels générés par la plateforme sont purement informatifs — toutes les décisions (approbation d'une dépense, admissibilité à voter, résolution du conseil) sont prises par des humains : administrateurs du syndicat et copropriétaires.
12. Renseignements concernant des mineurs
Le Service est destiné aux syndicats de copropriété et à des personnes majeures. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des mineurs de moins de 14 ans. Si un parent ou tuteur constate qu'un tel renseignement a été recueilli, il peut nous demander sa suppression immédiate.
13. Modifications de la politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter une évolution du Service, de nos sous-traitants ou du cadre juridique. En cas de modification importante, nous vous en aviserons par courriel et par bannière dans l'application au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur.
14. Contact et plaintes
Pour exercer un droit, poser une question ou déposer une plainte concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :
David Sanchez, Responsable de la protection des renseignements personnels Syndic+ Inc. Montréal, Québec, Canada Courriel : confidentialite@syndicplus.ca
Si vous estimez que notre réponse est insatisfaisante, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, selon votre juridiction, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).