Dernière mise à jour · 16 avril 2026 · Entrée en vigueur · 1er mai 2026
Conformité à la Loi 25
Notre cadre de protection des renseignements personnels, les engagements que nous prenons envers les syndicats clients et la manière dont vous pouvez exercer vos droits.
Syndic+ traite quotidiennement des renseignements personnels et financiers pour le compte de syndicats de copropriété québécois. Parce que la confiance est au cœur de notre produit, nous allons au-delà du strict minimum légal : nous documentons publiquement notre gouvernance, nos sous-traitants, nos transferts hors du Québec et nos procédures d'incident. Cette page synthétise notre conformité à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 », pleinement en vigueur depuis le 22 septembre 2024).
1. Notre engagement
Nous nous engageons à : (i) limiter la collecte au strict nécessaire, (ii) obtenir un consentement éclairé lorsqu'il est requis, (iii) documenter nos finalités, (iv) n'utiliser aucun témoin publicitaire, (v) héberger les données principales au Canada, (vi) notifier tout incident présentant un risque de préjudice sérieux, (vii) fournir des mécanismes simples pour exercer vos droits, (viii) mettre à jour publiquement cette page lorsque nos pratiques évoluent.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur le secteur privé, un responsable désigné supervise notre conformité, traite les demandes d'exercice de droits et coordonne la réponse aux incidents.
David Sanchez Responsable de la protection des renseignements personnels Courriel : confidentialite@syndicplus.ca Adresse : Montréal, Québec, Canada
3. Cadre de gouvernance
Nous avons adopté les politiques internes suivantes, accessibles sur demande à notre responsable :
- Politique de classification des données (public, interne, confidentiel, hautement sensible).
- Politique de gestion des accès (principe du moindre privilège, revue trimestrielle).
- Politique de gestion des sous-traitants (diligence préalable et réévaluation annuelle).
- Plan de réponse aux incidents (PRI) avec rôles, canaux de communication et modèles de notification.
- Politique de conservation et de destruction des données.
4. Gestion du consentement
Lorsque le consentement est le fondement juridique du traitement, nous le recueillons de manière manifeste, libre, éclairée et spécifique. Le consentement est toujours distinct pour chaque finalité différente. Vous pouvez le retirer à tout moment via les paramètres de votre compte ou sur demande à notre responsable. Les communications transactionnelles essentielles (factures, alertes de sécurité, rappels d'obligations légales du syndicat) reposent sur l'exécution du contrat et non sur le consentement.
5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Avant tout nouveau projet ou toute nouvelle intégration impliquant des renseignements personnels, nous réalisons une ÉFVP conformément à l'article 3.3 de la Loi. L'évaluation couvre : les catégories de données, les finalités, les flux (y compris vers des sous-traitants hors Québec), les risques, les mesures de mitigation et la décision finale. Les ÉFVP sont conservées au minimum cinq (5) ans et peuvent être partagées sous forme sommaire avec nos syndicats clients sur demande.
6. Transferts hors du Québec
La Loi 25 exige une évaluation préalable avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec (article 17). Pour chaque sous-traitant concerné, nous avons évalué : le cadre juridique du pays destinataire, les mesures contractuelles (clauses type, engagements de confidentialité), les mesures techniques (chiffrement, minimisation) et la durée de conservation. Les données principales restent au Canada (Supabase, Montréal). Les transferts vers les États-Unis sont limités aux strictes nécessités opérationnelles (traitement des paiements, analyse de performance, envoi de courriels transactionnels).
7. Réponse aux incidents de confidentialité
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité conformément à l'article 3.8 de la Loi. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous notifions, avec diligence : (a) la Commission d'accès à l'information (CAI), (b) les personnes concernées, et (c) les syndicats clients affectés. La notification inclut : la nature de l'incident, la date ou la période, les renseignements concernés, les mesures prises pour limiter le préjudice et les recommandations pour les personnes touchées. Notre engagement : notification dans les 72 heures ouvrables suivant la détection pour tout incident à risque sérieux.
8. Exercer vos droits
Vous pouvez exercer les droits suivants sans frais en écrivant à confidentialite@syndicplus.ca. Une pièce d'identité peut être demandée pour vérifier votre identité avant la réponse, qui interviendra dans un délai maximal de 30 jours.
- Accès — obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous.
- Rectification — corriger une information inexacte, incomplète ou équivoque.
- Portabilité (depuis septembre 2024) — recevoir vos renseignements dans un format structuré, courant et technologique.
- Retrait du consentement — avec effet pour le futur.
- Cessation de diffusion et désindexation — dans les conditions prévues par la Loi.
- Effacement — lorsque les finalités sont atteintes ou que le consentement est retiré.
- Information sur une décision automatisée — Syndic+ n'en prend pas, mais vous pouvez demander confirmation.
- Plainte — auprès de la CAI (cai.gouv.qc.ca).
9. Sous-traitants et résidence des données
La liste à jour de nos sous-traitants et des zones de traitement figure à la section 5 de notre Politique de confidentialité. Avant tout ajout d'un nouveau sous-traitant, nous réalisons une ÉFVP et, si l'ajout concerne un traitement en cours pour des clients existants, nous avisons à l'avance.
10. Imputabilité et audit
Nous tenons des journaux d'audit horodatés (conservés 12 mois) pour toutes les opérations sensibles : connexion administrative, modification de rôle, export de données, suppression de compte, accès aux finances. Les rapports d'incident, les ÉFVP et les revues de sous-traitants peuvent être audités par un client entreprise sous entente de confidentialité.
11. Déposer une plainte
Nous préférons résoudre les préoccupations directement. Écrivez-nous à confidentialite@syndicplus.ca et attendez-vous à une réponse dans les 10 jours ouvrables. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca, 1 888 528-7741) ou, selon votre juridiction, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).