13 obligations légales que tout syndicat de copropriété québécois doit respecter
Loi 141, Loi 16, Loi 25 — trois lois, des échéances différentes, des pénalités réelles. Tour d'horizon des 13 obligations qui structurent la gestion d'un syndicat au Québec, regroupées par fonction et avec les articles cités.
Si vous siégez au conseil d'administration d'un syndicat de copropriété au Québec, vous l'avez sûrement remarqué : les règles ne vivent pas toutes au même endroit. Le Code civil du Québec en pose les fondations, mais la Loi 141 (2018), la Loi 16 (2019) et la Loi 25 (2024) sont venues remanier le tout — avec des échéances différentes et des pénalités bien réelles.
On a recensé treize obligations légales distinctes qui s'appliquent à pratiquement tous les syndicats, peu importe la taille. Certaines sont bien connues. D'autres font trébucher chaque printemps les conseils nouvellement élus. Cet article les passe en revue, regroupées par fonction — pas par texte de loi.
Gouvernance — garder le syndicat légalement constitué#
1. Tenir une assemblée générale annuelle dans les 90 jours suivant la fin de l'exercice#
L'AGA n'est pas négociable. L'article 1087 C.c.Q. exige sa tenue dans les 90 jours de la clôture de l'exercice. Les copropriétaires doivent recevoir un avis au moins 10 jours à l'avance, accompagné de l'ordre du jour, du PV de l'assemblée précédente et du projet de budget.
2. Distribuer les procès-verbaux dans les 30 jours#
Le PV de chaque assemblée — AGA ou spéciale — doit être communiqué aux copropriétaires dans les 30 jours suivant la séance. C'est l'une des obligations les plus oubliées, et la plus simple à corriger avec un échéancier.
3. Tenir les registres du syndicat#
L'article 1070 C.c.Q. énumère les documents à garder accessibles à tout copropriétaire qui en fait la demande : déclaration de copropriété, règlements de l'immeuble, PV d'assemblée, états financiers, étude du fonds de prévoyance, carnet d'entretien, modèle de certificat de syndic. Les registres incomplets sont la cause numéro un de litiges entre copropriétaires et CA.
4. Maintenir l'inscription au REQ#
Tout syndicat est une personne morale inscrite au Registre des entreprises du Québec. La mise à jour annuelle — NEQ, administrateurs, adresse — est due à la date assignée à votre syndicat. La rater mène à un avis de radiation et, à terme, à la dissolution.
Finances — financer l'immeuble, produire les bonnes déclarations#
5. Constituer et maintenir un fonds de prévoyance#
L'article 1071 C.c.Q. exige une contribution minimale de 5 % des charges communes. Le fonds est détenu dans un compte distinct et ne peut servir qu'aux réparations majeures et au remplacement des parties communes.
6. Faire réaliser une étude du fonds de prévoyance tous les 5 ans#
La Loi 16 a ajouté l'article 1071.1 : un professionnel agréé (ingénieur, architecte ou évaluateur) étudie les composantes du bâtiment, leur durée de vie résiduelle et projette les besoins en capital sur l'horizon de cinq ans. L'étude oriente les contributions au fonds de prévoyance pour les cinq années suivantes.
7. Constituer un fonds d'auto-assurance à hauteur de la franchise la plus élevée#
La Loi 141 a introduit cette exigence à l'article 1073 : le syndicat doit maintenir un fonds équivalent à la franchise la plus élevée de sa police d'assurance, pour couvrir les sinistres qui passent sous le seuil. Ce fonds s'ajoute au fonds de prévoyance — il n'en fait pas partie.
8. Produire les déclarations fiscales annuelles#
Aux yeux du fisc, un syndicat québécois est une corporation. Cela signifie un T2 fédéral et un CO-17 provincial (ou, pour les petits syndicats sans revenu d'entreprise, la déclaration simplifiée TP-985). Une déclaration manquée entraîne des pénalités même quand le syndicat n'a aucun revenu imposable.
Bâtiment — suivre et assurer l'immeuble#
9. Tenir un carnet d'entretien (obligatoire d'ici août 2028)#
Loi 16, article 1070.2 : chaque syndicat doit tenir un carnet d'entretien — un journal structuré des inspections, réparations, garanties, coordonnées d'entrepreneurs et calendriers d'entretien recommandés. La date butoir pour qu'il soit en place dans tous les syndicats existants est août 2028 — ça arrive plus vite qu'on le pense, et c'est aussi l'un des documents que les acheteurs réclament systématiquement.
10. Réévaluer la valeur de reconstruction tous les 5 ans#
Loi 141, article 1073 : un évaluateur agréé OEAQ (Ordre des évaluateurs agréés du Québec) doit produire l'évaluation de la valeur de reconstruction de l'immeuble tous les cinq ans. Elle alimente le montant de couverture de la police-cadre et évite que le syndicat se retrouve sous-assuré après un sinistre majeur.
11. Maintenir les assurances obligatoires#
Responsabilité civile pour l'immeuble et assurance reconstruction contre les risques usuels. Les deux sont exigées par l'article 1073 C.c.Q. et doivent être ajustées chaque année selon la dernière évaluation de reconstruction.
Conformité — vie privée, transparence, communication#
12. Se conformer à la Loi 25 (vie privée)#
Si votre syndicat traite des renseignements personnels — et tous les syndicats le font, ne serait-ce que par la liste des copropriétaires et les comptes du portail — la Loi 25 s'applique depuis septembre 2023. Le CA doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), tenir un registre des incidents, mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour les traitements à risque, et notifier la Commission d'accès à l'information dans les 72 heures de tout incident de confidentialité.
13. Émettre le certificat de syndic dans les 15 jours sur demande#
Article 1068.2 C.c.Q. : quand un copropriétaire vend son unité, le syndicat dispose de 15 jours pour livrer un certificat de syndic — document attestant des obligations futures de l'acheteur, de l'état des finances, des litiges en cours et des avis de cotisation. Un retard ralentit la vente; un refus constitue un manquement aux devoirs du syndicat.
La constante : la trace documentaire#
Les treize obligations partagent une même mécanique — elles génèrent toutes des documents que le CA doit conserver, retrouver et produire sur demande. PV d'assemblée, étude du fonds de prévoyance, carnet d'entretien, modèle de certificat, police d'assurance, évaluation de reconstruction, confirmations REQ, avis fiscaux, registre d'incidents Loi 25, résolutions du CA.
Un syndicat qui tient ces documents en ordre se retrouve rarement en défaut sur l'une ou l'autre des obligations. Un syndicat qui ne le fait pas l'apprend généralement à ses dépens — à la prochaine vente, à la prochaine AGA, à la prochaine inspection.
La plupart des syndicats gèrent ces 13 obligations dans leur tête ou sur un tableur. Une seule échéance manquée peut coûter cher — en pénalités, en retard de vente, en litige.
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