Gérer les soumissions
Solliciter, comparer et accepter les soumissions des entrepreneurs pour un projet.
Pourquoi plusieurs soumissions ?#
Obtenir plusieurs soumissions est une bonne pratique de gouvernance qui protège le syndicat et ses copropriétaires. Pour tout projet significatif, obtenir au moins 3 soumissions permet :
- De comparer les prix
- De valider les délais
- D'éviter les soupçons de favoritisme
- De justifier le choix auprès des copropriétaires
La Loi 16 renforce les obligations de transparence du CA. Conservez toutes les soumissions reçues dans le dossier du projet, même celles rejetées.
Workflow#
Identifier des entrepreneurs
Depuis Entrepreneurs (sous-section de Projets), ajouter les coordonnées de chaque entrepreneur sollicité. Vérifier :
- Licence RBQ valide
- Couverture d'assurance responsabilité
- Références sur des projets similaires
Créer une demande de soumission
Depuis la page du projet, onglet Soumissions → Nouvelle soumission. Sélectionner l'entrepreneur, la date de réception prévue et le devis demandé.
Saisir les soumissions reçues
À la réception, enregistrer pour chaque soumission :
- Montant total
- Délai d'exécution
- Garantie offerte
- Conditions particulières
- Joindre le PDF de la soumission
Comparer
Syndic+ affiche un tableau comparatif automatique : prix, délai, garantie, écart vs. budget prévu.
Valider les références
Contacter au moins 2 références par soumissionnaire retenu. Documenter la vérification dans les notes du projet.
Décision et vote
Pour les travaux dépassant le seuil d'autorité du CA, porter la décision à l'AGA avec présentation du tableau comparatif.
Accepter une soumission
Marquer la soumission comme Acceptée dans Syndic+. Les autres passent automatiquement à Rejetée. Un bon de travail peut alors être émis.
Critères d'évaluation#
Le prix n'est pas le seul critère. Évaluez aussi :
| Critère | Pondération suggérée |
|---|---|
| Prix | 40 % |
| Réputation / références | 25 % |
| Délai d'exécution | 15 % |
| Garanties offertes | 15 % |
| Détails techniques de la soumission | 5 % |
Erreurs fréquentes à éviter#
- Accepter une seule soumission sans comparaison (sauf urgence prouvée)
- Ne pas vérifier la licence RBQ — vérifiable sur rbq.gouv.qc.ca
- Accepter le plus bas prix sans analyse — peut cacher des matériaux de moindre qualité
- Soumission verbale — toujours exiger un devis écrit signé
Contrat et paiement#
Une soumission acceptée devrait être contractualisée :
- Contrat signé par les deux parties (CA et entrepreneur)
- Calendrier de paiement clair (acompte, versements, retenue de 10 % à la fin)
- Clause de pénalité de retard
- Conditions de résiliation
La signature électronique intégrée à Syndic+ facilite cette étape.