NEQ et déclaration annuelle
Obtenir et maintenir le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) et produire la déclaration annuelle.
Qu'est-ce que le NEQ ?#
Le Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) est l'identifiant unique attribué à toute organisation par le Registraire des entreprises du Québec (REQ). Il s'agit d'un numéro à 10 chiffres.
Le syndicat de copropriété doit-il s'enregistrer ?#
Oui, depuis le 1er avril 2023, tous les syndicats de copropriété divise au Québec doivent être immatriculés au REQ. Cette obligation découle de la Loi 78 (2021) sur la publicité des entreprises.
Les syndicats immatriculés avant 2023 n'ont pas à refaire une immatriculation — ils ont déjà un NEQ. Vérifiez le vôtre sur registreentreprises.gouv.qc.ca.
Première immatriculation#
Rassembler les informations
- Nom exact du syndicat (tel que dans la déclaration de copropriété)
- Adresse de l'immeuble
- Noms et adresses des administrateurs du CA
- Date de constitution (acte notarié de déclaration de copropriété)
Soumettre la déclaration d'immatriculation
En ligne sur le site du REQ. Frais : environ 45 $ pour une personne morale.
Recevoir le NEQ
Délivré sous 1 à 5 jours ouvrables. Conservez-le : il figure sur la plupart de vos documents légaux.
Renseignements rendus publics#
Les informations suivantes sont publiques une fois immatriculées :
- Nom du syndicat
- Adresse
- Noms des administrateurs et du président
- Noms des "autres personnes ayant le contrôle" (Loi 78 — transparence)
Les copropriétaires ne sont pas divulgués publiquement. Seuls les membres du CA le sont, car ils représentent l'entité juridique.
Déclaration annuelle#
Chaque année, le syndicat doit mettre à jour les informations au REQ via une déclaration annuelle. Cela vise à maintenir un registre public exact.
Frais#
- Déclaration annuelle : environ 40 $ (personne morale sans but lucratif)
- Pénalité de retard : 20 $ par mois
Échéance#
La date limite dépend de la date d'immatriculation. Le REQ envoie un courriel 2 mois avant l'échéance.
Contenu à vérifier#
- Adresse actuelle
- Administrateurs en fonction (suite à l'AGA de l'année)
- Date de la dernière AGA
- Tout changement pertinent
Dans Syndic+#
Le module Paramètres → Syndicat contient un champ NEQ obligatoire. Syndic+ :
- Stocke le NEQ pour toutes les communications officielles
- Rappelle l'échéance de la déclaration annuelle (3 mois avant)
- Génère un aide-mémoire pré-rempli avec les administrateurs à déclarer
Le NEQ apparaît automatiquement dans les certificats de syndic, les convocations d'assemblée et les avis de cotisation générés par Syndic+.
Sanctions pour non-conformité#
- Amende potentielle : 500 à 5 000 $ par infraction
- Radiation du REQ après 2 années de non-déclaration
- Impossibilité d'obtenir certains contrats (institutions publiques)